Gli open space rappresentano il modello organizzativo più diffuso negli uffici moderni: favoriscono la collaborazione, ottimizzano gli spazi e riducono i costi immobiliari. Tuttavia, la condivisione di ambienti, scrivanie e attrezzature aumenta il rischio di trasmissione di virus e batteri, con conseguenze dirette sull’assenteismo per malattia e sulla produttività aziendale.
Secondo studi condotti dalla Harvard T.H. Chan School of Public Health, i lavoratori in ambienti con aria pulita mostrano una performance superiore del 61% nelle attività cognitive rispetto a quelli esposti a livelli più alti di inquinamento indoor. La sanificazione programmata degli open space diventa quindi uno strumento strategico per i reparti deputati alle risorse umani e la salute dei lavoratori: riduce le giornate di malattia, migliora il clima aziendale e tutela la salute dei dipendenti.
Perché gli open space favoriscono la diffusione dei contagi
La vicinanza fisica tra le postazioni, tipica degli spazi aperti, facilita la trasmissione di patogeni per via aerea e per contatto. Quando un collaboratore tossisce o starnutisce, le goccioline respiratorie si diffondono in un raggio di diversi metri, raggiungendo colleghi vicini e depositandosi su superfici condivise come scrivanie, tastiere, mouse e telefoni.
L’aria indoor negli uffici può risultare fino a 5 volte più inquinata rispetto all’esterno a causa di inquinanti biologici come batteri, funghi e pollini. Gli impianti di climatizzazione, se non adeguatamente mantenuti, ricircolano aria viziata carica di microrganismi, amplificando il problema. Le pulizie ordinarie rimuovono lo sporco visibile ma non eliminano virus e batteri: serve un intervento specifico di sanificazione per abbattere la carica microbica.
Le superfici ad alto contatto – maniglie, pulsanti dell’ascensore, distributori automatici, stampanti condivise – rappresentano punti critici dove i patogeni sopravvivono per ore o giorni. Un solo dipendente infetto può contagiare rapidamente diversi colleghi attraverso queste superfici, innescando una catena di assenze che paralizza interi team.
L’impatto dell’assenteismo per malattia sui costi aziendali
L’assenteismo per malattia genera costi diretti e indiretti significativi per le aziende. I costi diretti includono la retribuzione del dipendente assente, gli oneri previdenziali e le eventuali sostituzioni temporanee. I costi indiretti riguardano la perdita di produttività, i ritardi nei progetti, il sovraccarico di lavoro sui colleghi presenti e il deterioramento del clima aziendale.
Secondo dati del settore, le assenze per malattia rappresentano circa il 54% del totale delle ore di assenza. Negli open space, dove un contagio può diffondersi rapidamente, non è raro assistere a picchi di assenze concentrate che bloccano intere funzioni aziendali. La riduzione anche solo del 10-15% delle giornate di malattia si traduce in risparmi economici rilevanti e in un miglioramento della continuità operativa.
Inoltre, ambienti percepiti come poco salubri aumentano l’insoddisfazione dei dipendenti, alimentando turnover e difficoltà nel trattenere talenti. Le nuove generazioni valutano attentamente le condizioni di lavoro prima di accettare o confermare un impiego: investire nella salubrità degli spazi diventa un elemento competitivo nell’assunzione di un nuovo lavoratore.
Quali protocolli di sanificazione applicare negli open space
Gli open space richiedono protocolli differenziati in base alle aree e alla frequenza d’uso. Le postazioni di lavoro vanno sanificate quotidianamente con prodotti certificati che eliminano virus e batteri senza danneggiare attrezzature elettroniche. Tastiere, mouse, telefoni e superfici touch screen necessitano di attenzione particolare, utilizzando panni in microfibra imbevuti di soluzioni disinfettanti appropriate.
Le aree comuni – sale riunioni, zone ristoro, servizi igienici – richiedono interventi più frequenti, anche più volte al giorno nei periodi di picco influenzale. I trattamenti dell’aria con sistemi di sanificazione ambientale a nebulizzazione o ozono permettono di raggiungere punti difficilmente accessibili e di trattare grandi volumetrie in tempi ridotti.
La frequenza degli interventi va calibrata sul numero di persone presenti, sul tasso di rotazione delle postazioni (smart working alternato, desk sharing) e sulla stagionalità. Durante i mesi invernali, quando le infezioni respiratorie circolano maggiormente, conviene intensificare le operazioni. Registrare gli interventi su apposite checklist permette di documentare l’attività svolta e di dimostrare la conformità alle normative sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro.
Come comunicare le iniziative di sanificazione ai dipendenti
La percezione di sicurezza da parte dei collaboratori influisce direttamente sul loro benessere psicologico e sulla produttività. Comunicare chiaramente le misure adottate per garantire ambienti salubri rafforza la fiducia nell’azienda e riduce l’ansia legata ai contagi. Le funzioni HR possono utilizzare canali interni – newsletter, intranet, bacheche fisiche – per informare su frequenza, tipologia e orari degli interventi di sanificazione.
Rendere visibili le operazioni aiuta: lasciare segnaletica temporanea dopo la sanificazione (“Area sanificata il [data] alle ore [ora]”) rassicura i dipendenti e valorizza l’impegno aziendale. Coinvolgere i rappresentanti dei lavoratori nella definizione dei protocolli aumenta l’adesione alle misure e facilita l’identificazione di aree critiche che potrebbero sfuggire a un’analisi puramente tecnica.
Formare i dipendenti sulle buone pratiche igieniche individuali – lavaggio frequente delle mani, utilizzo di gel disinfettanti, areazione degli spazi – completa l’efficacia della sanificazione professionale. Un ambiente salubre nasce dalla combinazione di interventi specializzati e comportamenti responsabili di chi lo frequenta quotidianamente.
Dalla sanificazione al benessere organizzativo
La sanificazione degli uffici open space rappresenta un investimento strategico che va oltre la semplice prevenzione dei contagi: migliora la qualità dell’aria, riduce l’assenteismo per malattia, aumenta la soddisfazione dei collaboratori e rafforza la reputazione aziendale come datore di lavoro attento al benessere delle persone. Noi di Clean Service collaboriamo da oltre 35 anni con aziende di ogni dimensione, progettando protocolli di sanificazione uffici su misura per open space, sale riunioni e aree comuni. Formiamo il personale, utilizziamo prodotti certificati e documentiamo ogni intervento per garantire conformità normativa e tracciabilità. Contattaci per un sopralluogo: analizzeremo le tue esigenze e costruiremo insieme un piano
