La crescente popolarità del self check-in ha portato molte strutture ricettive ad adottare sistemi automatizzati per l’accoglienza degli ospiti. Tuttavia, le recenti disposizioni del Ministero dell’Interno hanno introdotto importanti limitazioni a questa pratica, ribadendo l’obbligo di verificare fisicamente l’identità dei clienti.
Perché la verifica fisica è così importante?
La sicurezza è la priorità assoluta. Il Ministero ha sottolineato che la gestione automatizzata del check-in, senza un controllo in presenza dell’ospite, può comportare rischi per la sicurezza pubblica. La verifica fisica dell’identità permette di:
- Prevenire l’accesso a persone pericolose: Questo è particolarmente importante in periodi di elevata allerta o in occasione di grandi eventi.
- Garantire la tracciabilità degli ospiti: In caso di necessità, le forze dell’ordine possono facilmente risalire all’identità delle persone alloggiate in una struttura.
- Rispettare le normative vigenti: Il mancato rispetto degli obblighi di legge può comportare sanzioni amministrative e penali.
In una recente circolare, il Ministero dell’Interno ha sottolineato che, secondo l’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), il gestore della struttura ricettiva o l’affittuario di un alloggio breve deve procedere all’identificazione diretta del cliente prima di inviare i dati al portale Alloggiati Web. L’identificazione consiste nella verifica di persona della corrispondenza tra il cliente e i documenti d’identità presentati, con particolare attenzione alla congruenza della fotografia.
Quali sono le implicazioni per le strutture ricettive?
Le nuove disposizioni impongono ai gestori di strutture ricettive di:
- Verificare personalmente l’identità di ogni ospite: Non è più sufficiente l’invio telematico dei documenti.
- Conservare i documenti d’identità degli ospiti: I documenti devono essere conservati per il periodo di tempo previsto dalla legge.
- Comunicare i dati degli ospiti alle autorità competenti: Entro i termini stabiliti, i dati degli ospiti devono essere comunicati alla Questura.
Come conciliare comodità e sicurezza?
Le nuove normative non escludono completamente la possibilità di offrire un check-in automatizzato. Tuttavia, è necessario trovare un equilibrio tra la comodità per gli ospiti e il rispetto degli obblighi di legge. Alcune soluzioni possono essere:
- Check-in assistito: Un addetto della struttura può verificare l’identità dell’ospite al momento del suo arrivo, anche se l’ospite ha già effettuato il check-in online.
- Utilizzo di tecnologie innovative: Esistono sistemi di riconoscimento facciale e di verifica dell’identità digitale che possono facilitare le procedure di check-in, pur garantendo la conformità alle normative.
- Affidarsi a partner esperti: Le aziende di outsourcing alberghiero possono offrire soluzioni personalizzate per la gestione del check-in, garantendo la compliance normativa e un’esperienza positiva per gli ospiti.
I vantaggi dell’outsourcing alberghiero
Affidarsi a un’azienda di outsourcing alberghiero può portare numerosi vantaggi:
- Esperienza e competenze: Le aziende di outsourcing dispongono delle competenze necessarie per gestire le complessità normative e garantire la sicurezza della struttura.
- Flessibilità: Possono adattare i servizi alle esigenze specifiche di ogni struttura.
- Tecnologia: Utilizzano tecnologie innovative per ottimizzare le procedure di check-in e migliorare l’esperienza degli ospiti.
- Risparmio di tempo e risorse: Liberano il personale della struttura da attività ripetitive, permettendo loro di concentrarsi su altre attività.
In conclusione, il self check-in rimane una soluzione attraente per molte strutture ricettive, ma è fondamentale farlo nel rispetto delle normative vigenti. Affidarsi a partner esperti e adottare le soluzioni tecnologiche più appropriate può garantire un’esperienza di soggiorno positiva per gli ospiti, tutelando al contempo la sicurezza della struttura e la reputazione del gestore.
